Credo di aver già parlato di Brian Tracy, uno dei più noti coach a livello mondiale, autore di libri interessanti sulla crescita personale, specializzato nella definizione di obiettivi, gestione del tempo e il tema di questo articolo: migliorare la propria produttività. Viviamo in un’era dove ogni informazione viene trasferita a una velocità incredibile, e fatichiamo davvero tanto a processare tutto come vorremmo. Proprio per questo, gli standard dai nostri clienti vengono alzati sempre un po’ di più, e per questo motivo, ci viene sempre richiesto un maggiore sforzo, sul lavoro ma anche nella vita privata.

Cosa possiamo fare per essere davvero focalizzati su quello che stiamo facendo ed essere produttivi al massimo senza per questo esaurire tutte le nostre energie?

Mentre ponevo questa domanda a me stesso, ho ripreso in mano un libro di Brian Tracy che spiega proprio come aumentare la propria produttività, trovando anche il tempo per divertirsi. Lui racchiude in undici punti la chiave per questa desiderata produttività, io li ho trovati molto utili e sono certo che leggendo questo articolo potrai cogliere qualche spunto interessante su cui riflettere.

Imparare a gestire il tempo
Partiamo dal presupposto che le ore di una giornata sono uguali per tutti. Nessuno ha trovato il modo di superare e 24 ore, neanche chi sembra un superman: probabilmente sta solamente gestendo meglio il tempo e le sue energie rispetto a come forse stai facendo tu. Quelli che ricoprono cariche importanti, come amministratori delegati, politici, e altre figure importanti, hanno infatti imparato un modo per conseguire maggiori risultati in un minor tempo. Come ci sono riusciti? Vediamolo insieme.

1. Sviluppa obiettivi chiari e mettili per iscritto
Lo so, è un tema spesso ricorrente nei miei articoli, ma credimi, è il vero spartiacque fra chi ottiene risultati e chi invece no. Come sai, gli obiettivi perché possano essere raggiunti devono essere specifici e misurabili, affinché il tuo comportamento possa essere guidato in modo efficace in funzione della tua meta. L’obiettivo deve essere alla tua portata, cioè reale e deve riflettere le tue convinzioni, inoltre – ultimo ma non meno importante – l’obiettivo che ti sei prefissato deve essere in linea con i tuoi valori. Avere un limite di tempo è, come viene troppo spesso detto, la differenza fra un sogno e un obiettivo che si realizzerà.

2.Scrivi un piano d’azione chiaro
Per essere produttivo al massimo, devi avere un piano d’azione quanto più dettagliato possibile. Non basta infatti determinare dove vuoi arrivare (obiettivo) è fondamentale infatti sapere anche come ci arriverai, pertanto stilauna lista dei tuoi prossimi passi e/o i compiti necessari per ottenere il tuo obiettivo.

3.Definisci le tue priorità
È un punto fondamentale. Dai un ordine al piano d’azione. Cosa farai prima? Cosa dopo? Quali sono le tue priorità strategiche? Quali quelle operative? Brian Tracy nel suo libro scrive di dare priorità ad ‘alto valore’ e specifica che proprio questo termine è caratterizzato dal fatto che l’impatto delle conseguenze legate al compimento o al fallimento di queste azioni è significativo.

4.Concentrati ed elimina le distrazioni
Una volta definite le priorità ad alto valore, bisogna essere disciplinati. Iniziare immediatamente da un’azione di questo tipo, permetterà di dare n segnale molto forte a te stesso e al tuo piano d’azione che beneficerà del tuo agire velocemente sulle tematiche più importanti.

5.Prolunga la tua giornata lavorativa, ma aumenta il tempo libero
Eccoci qui, al punto cruciale. Come scritto all’ inizio, seguendo queste undici passi, non solo aumenterai la tua produttività, ma anche se ti sembra un paradosso, aumenterai il tempo libero a disposizione. Al momento della stesura di questo articolo, mi sveglio quasi ogni giorno verso le 5 del mattino, faccio attività fisica, poi leggo un po’, e faccio delle tecniche di visualizzazione. Poi faccio colazione, leggo le principali notizie e dopodiché comincio il mio lavoro quotidiano. Alle nove del mattino, quindi, ho già fatto un sacco di cose. Forse penserai che vado a letto alle nove di sera, la risposta è assolutamente no. Dormo qualche ora meno certo, ma mi sveglio molto più riposato. Se non sei interessato come me all’attività fisica, svegliati prima lo stesso, evita il traffico per arrivare in ufficio al mattino ed esci un po’ dopo alla sera al fine di ottimizzare gli spostamenti. Questo vuol dire pianificare, cosa che deve essere fatta anche per i week end e il tempo libero. Devi scindere le due cose se vuoi un equilibrio, altrimenti darai troppo a un’area della tua vita e meno ad altre.

6.Lavora con maggiore impegno
Forse sembra un punto banale, ma non lo è affatto. Quando sei al lavoro, concentrati su quello che stai facendo, pensare alla spesa da fare, o ad altre cose ti farà solamente perdere tempo e produttività e rischierai di far male sia una cosa che l’altra. Presta attenzione a quello che stai facendo nel qui e ora.

7.Tieni il ritmo
Sviluppa una sorta di senso di urgenza in quello che stai facendo, come se dal completamento di quella attività dipendesse la salvezza di una nazione. E quando hai completato quello che stai facendo, anche la fase transitoria a un altro lavoro deve essere altrettanto veloce.

8.Lavora in modo più intelligente
È più importante la qualità di quello che fai, che la quantità. Ho conosciuto decine di persone che facevano straordinari su straordinari per dimostrare la loro produttività, ma a conti fatti risultavano più lenti rispetto ad altre che invece apparentemente lavoravano meno, ma molto meglio.

9.Allinea il tuo lavoro alle tue capacità
Se fai le cose per le quali sei preparato, impiegherai meno tempo, in quanto avrai competenze specifiche. Ancora meglio sarà se farai quello che ti piace, oltre ad avere l’esperienza. Ho avuto la fortuna di conoscere molte persone di successo in vita mia, e tutte mi hanno detto la stessa cosa. Hanno sempre fatto quello che gli piaceva. Questo permette di non sentire la stanchezza e di avere una percezione diversa del tempo che passa.

10.Raggruppa i tuoi compiti
Raggruppa le attività che sono simili fra di loro e svolgile tutte allo stesso tempo. Ad esempio, fai tutte le telefonate che devi fare, poi leggi e rispondi alle mail, per finire ad esempio con i report. Svolgere attività simili in modo raggruppato è uno dei metodi più efficaci per migliorare la produttività riducendo il tempo utilizzato anche dell’80%.

11.Taglia le fasi intermedie
Mettere in atto una procedura simile a quella del punto dieci, ma con una variante. Mettere insieme le parti diverse del tuo lavoro, cioè quelle che non sono raggruppabili e svolgile insieme, eliminando varie fasi intermedie. Dove è possibile, le attività a basso valore andrebbero tutte eleminate, ma sappiamo bene che questa è forse la parte più difficile.

Conclusioni
Ecco qui le undici ‘chiavi’ di Brian Tracy. Utili vero? La risposta è si, e in più permettono di ottimizzare al meglio il lavoro e il tempo libero. Prima di lasciarti, ti chiedo di immaginare te stesso fra cinque anni, che stai svolgendo un’attività per te importante, al massimo della produttività. Riesci ad immaginare cosa stai facendo esattamente, e soprattutto come? Che aspetto hai? In che modo i tuoi colleghi stanno vedendo chiaramente quanto sia aumentata la tua produttività? Lascia che le immagini guidino le intuizioni che ti aiutano a migliorare la tua situazione attuale e chiediti poi quali competenze o capacità ti servono per migliorare ulteriormente quello che stai facendo. E, infine, chiediti cosa devi smettere di fare ora, e cosa invece cominciare di nuovo, per aumentare come mai prima la tua produttività. Grazie e alla prossima!

Tempo di lettura di questo post: 2 minuti e 30 secondi.

Fine anno. Tempo quindi di bilanci, e di preparazione all’ anno nuovo che è ormai dietro l’angolo.

Periodo questo pertanto, di buoni propositi. E se stai quanto meno pensandoci mentalmente a questi buoni propositi, è probabile che starai pensando, anche mentre leggi le mie parole, a tutte quelle volte che per un motivo, o per l’altro, qualcosa ti ha impedito di raggiungere ciò che ti eri prefissato. Sei partito bene, magari per regolarti con l’alimentazione, rimetterti in forma, e altre attività per migliorare te stesso, e ad un certo punto, hai perso il focus.

La prima cosa che ti voglio dire, è informarti che è normale che si sia verificata nella tua vita e probabilmente più di una volta, questa condizione. E’ così per tutti, nessuno escluso. Se così non fosse, saremmo degli automi, dei robot, che non sbagliano mai, e quindi sai che monotonia?

La seconda informazione che voglio darti, è che c’è una spiegazione a tutto questo. Quello che tutti noi facciamo quando perdiamo il focus, è mettere in atto dei sistemi, o meccanismi se preferisci, di auto-sabotaggio e come puoi intuire dalla parola appena usata, ci impediamo quindi di raggiungere i nostri obiettivi.

Perdiamo come scritto qualche riga sopra, il focus, ossia la concentrazione su quello che erano le azioni che ci avrebbero permesso di raggiungere i nostri obiettivi, e la domanda che ti sorgerà probabilmente spontanea, è: chi o che cosa mi ha fatto perdere questo focus?

La risposta, la trovi nella slide che sto proiettando durante un corso di PNL applicata alla negoziazione. I cinque ostacoli che vedi nel’ immagine infatti, sono gli ostacoli che ci impediscono nella maggior parte dei casi, di trovare un accordo soddisfacente durante una negoziazione fra più persone coinvolte. Riguardando questa foto, e ragionando su questi ostacoli, mi sono reso conto che questi impedimenti li mettiamo in atto in modo inconsapevole, anche quando dobbiamo raggiungere i nostri obiettivi.

Vediamoli insieme.

Al primo posto c’è “la tua reazione”, ossia come reagisci agli avvenimenti che si frappongono fra te e le azioni che devi compiere. Molto spesso infatti, anche se siamo determinati al raggiungimento di un risultato, quello che ci accade durante il quotidiano, scatena in noi una reazione che non siamo in grado di controllare.

Al secondo posto ci sono “le emozioni degli altri”, ossia quali emozioni hanno le persone nei nostri confronti quando ci relazioniamo con loro e che impatto hanno quindi su di noi.

Al terzo posto, troviamo “la posizione della contro parte” e cioè il ruolo che ha una persona che interagisce con noi, e come può modificare il focus che mettiamo in quello che facciamo.

Al penultimo posto troviamo “l’insoddisfazione delle persone attorno a noi”, ossia quella componente che ci limita nel momento in cui cerchiamo di compiacere tutti, dovendoci spostare dalla nostra rotta, per scoprire poi che alla fine deludiamo noi stessi.

E infine, ultimo ma non meno importante “Il potere di tutte le persone al tavolo”.

Come si cala questo nel quotidiano ti starai chiedendo? Molto semplice. Presta molta attenzione alle persone che hai intorno e che frequenti, sii consapevole di quale impatto possano avere sulla tua vita, e poi ricordati di una cosa estremamente importante, che la persona con il più alto potere nella tua vita, sei proprio tu. Infatti, come diceva il grande poeta Rudyard Kipling, nella poesia SE:

“Se saprai avere fiducia in te stesso quando tutti ne dubitano, tenendo però considerazione anche del loro dubbio” […]  Tua sarà la Terra e tutto ciò che è in essa, E — quel che più conta — sarai un Uomo, figlio mio!